5 reguli de aur ale oamenilor organizați

În mod sigur ți-ai promis de multe ori că o să îți organizezi timpul liber mai bine, că nu vei mai procrastina, că îți vei rezolva task-urile chiar înainte de deadline-uri. Dar, cumva, mereu mai rămâne ceva de făcut pe ultima sută! Și chiar dacă o scoți întotdeauna la capăt, trebuie să recunoști că nu e deloc plăcut să fii mereu pe fugă și să te descurci cu zeci de lucruri care s-au adunat în același timp! La un moment dat, inevitabil, vei ajunge epuizată și mult prea stresată pentru a mai da randament?

Ce ai de făcut pentru a te organiza mai bine la birou, dar și în viața de zi cu zi? Urmează cinci pași simpli, cinci reguli esențiale dictate de toți specialiștii în time management și vei economisi timp, vei deveni mai eficientă și, bineînțeles, vei scăpa de stresul inutil mai rapid decât îți imaginezi.

1. Aplică principiul Eisenhower.

Altfel spus, prioritizează-ți task-urile în funcție de urgența și importanța lor. Principiul Eisenhower este destul de simplu: task-urile importante sunt cele care duc la îndeplinirea unor obiective personale, în timp ce task-urile urgente sunt cele care generează consecințe imediate, fiind, de multe ori, asociate cu atingerea obiectivelor altcuiva. Fă-ți în fiecare dimineață un plan și analizează foarte clar ce ai de făcut, pentru a încadra fiecare sarcină în categoria potrivită. Începe cu task-urile urgente și importante, adică acelea care au un impact rapid pentru tine, și lasă la final de tot distracțiile, acele activități care nu sunt relevante sau utile nici pentru tine, nici pentru alții. Și nu uita: orice ai face, pune-te pe tine pe primul plan, iar abia la urmă rezolvă-le celorlalți problemele!

2. Găsește algoritmul potrivit pentru tine.

Evident, orice problemă poate fi abordată din mai multe direcții, însă cea eficientă cu adevărat va fi întotdeauna cea care te va ajuta să obții cele mai bune rezultate într-un timp mai scurt. Din acest motiv, este important să găsești puncte comune între diferite situații și să stabilești un tipar după care să funcționezi în diferite împrejurări. Pentru task-urile de rutină, pe care le ai de făcut în mod regulat, atât la birou, cât și acasă (nu vorbim aici de chestiunile total neprevăzute), este mult mai simplu să ții cont de o „rețetă”, să urmezi mereu aceiași pași, decât să încerci să faci o schimbare acolo unde nu e cazul să investești timp și energie. Gândește-te care sunt lucrurile importante pentru tine și concentrează-ți toate eforturile creative în direcția lor! Pe celelalte le poți executa după un tipar predefinit sau le poți delega.

3. Nu mai amâna lucrurile!

Da, știm, e greu, dar, dacă vrei să faci treabă bună și să îți și rămână timp să te bucuri de roadele muncii tale, ar cam fi cazul să te organizezi! Nu mai aștepta un semn! Nu o să vină. Nu mai căuta scuze. Nu vor face altceva decât să te blocheze în același loc în care ești și acum. Nu mai aștepta momentul potrivit. Momentul potrivit e întotdeauna ACUM. Indiferent ce vrei să faci cu viața ta, trebuie să știi că nimeni și nimic nu va aștepta după tine, așa că treci direct la acțiune!

4. Concentrează-te asupra calității, nu asupra cantității.

Să spunem ca ai de rezolvat zece lucruri în zece ore. Aparent, cu cât rezolvi mai multe lucruri într-un timp scurt, cu atât punctezi mai bine la capitolul time management. Însă nu este întotdeauna așa. O abordare eficientă presupune rezolvarea task-urilor dificile în primă fază, pentru că acestea te solicită și îți ocupă cel mai mult timp. În plus, efectele sarcinilor complicate sunt extrem de importante, motiv pentru care este recomandat să te concentrezi asupra lor atâta timp cât ești… în formă maximă. Dacă tu îți pierzi vremea rezolvând mai întâi mărunțișuri care pot suporta amânare, te vei trezi că nu mai ai timp, chef sau inspirație pentru chestiunile care chiar contează.

5. Ia-ți o pauză ori de câte ori simți că ai nevoie.

Dacă îți petreci tot timpul încercând să rezolvi un anumit task, s-ar putea să clachezi la un moment dat. Și îți vei da seama că te-ai forțat enorm pentru nimic, iar acest lucru îți va crea niște frustrări de care nu ai nevoie. Așa că cel mai bine pentru tine ar fi să știi când să te oprești sau să iei o pauză, pentru a preveni, ulterior, niște blocaje mult mai grave. În anii ’80, un italian pe nume Francesco Cirillo a dezvoltat o nouă metodă de management al timpului: tehnica Pomodoro, care, pe scurt, presupune să îți iei o pauză de cinci minute la fiecare 25 de minute de muncă. Cirillo a numit aceste intervale de lucru pomodoros (timerul pe care îl folosea acesta avea forma unei tomate – pomodoro în limba italiană -, motiv pentru care italianul a păstrat denumirea pentru metoda sa), rolul lor fiind să îi ajute pe oamenii dezorganizați să se concentreze (cât mai bine) asupra unei singure sarcini într-un timp scurt, pentru a evita potențialele distrageri. După ce s-au terminat cele 25 de minute de lucru (nu uita să îți pui alarma!), ia o pauză de cinci minute și întoarce-te apoi la birou pentru un nou interval și, desigur, un nou task.

Foto: outnow.ch